Datenschutzhinweis

Belegerfassung der Pfadi St. Karl Rickenbach · Stand: 2026

Kurz und ehrlich

Diese Seite ist ein Werkzeug der Abteilungskasse. Wir speichern nur, was wir brauchen, um dir dein Geld zurückzahlen und die Buchhaltung sauber führen zu können. Alles liegt auf einem Server der Abteilung in der Schweiz. Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Analyse-Werkzeuge. Zwei Dienste bekommen etwas zu sehen – der Mailversand und die Buchhaltung; beide stehen unten unter «Externe Dienste», mit dem genauen Umfang. Deine IBAN und deine Belegfotos sind bei keinem der beiden dabei.

Wer ist verantwortlich?

Die Pfadi St. Karl Rickenbach, vertreten durch die Abteilungsleitung und den Kassier. Fragen zum Datenschutz beantwortet der Kassier – schreib einfach eine Mail.

Welche Daten werden gespeichert?

• Zu deiner Person: Pfadiname, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, deine Rolle, dein Passwort (nur als nicht rückrechenbarer Argon2id-Hash) und – falls du sie hinterlegst – deine IBAN und der Name der Kontoinhaberin oder des Kontoinhabers.
• Zu deinen Belegen: Datum, Betrag, Zahlungsmittel, Anlass («Für was war das?»), Kurzbeschrieb, Kategorie («Was war es?»), deine Bemerkungen und die hochgeladenen Fotos oder PDFs.
• Zur Sicherheit: Anmeldeversuche mit Zeitpunkt und IP-Adresse (90 Tage), sowie ein Protokoll darüber, wer wann welche Änderung vorgenommen hat.
• Wenn du dich registrierst: Die Angaben aus dem Anmeldeformular (Name, Pfadiname, E-Mail, IBAN, Passwort-Hash) liegen bis zum Entscheid des Kassiers in einer separaten Warteliste – ein Konto entsteht daraus erst mit der Freigabe. Wird die Anmeldung abgelehnt, werden Passwort-Hash und IBAN sofort gelöscht.

Was wird verschlüsselt?

Die IBAN und – falls aktiviert – der Schlüssel für deine Zwei-Faktor-App werden in der Datenbank verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM). Die Verbindung zur Seite läuft ausschliesslich über HTTPS. Dein Passwort wird nie im Klartext gespeichert; auch der Kassier kann es nicht sehen.

Wer sieht was?

• Du siehst ausschliesslich deine eigenen Belege.
• Der Kassier sieht alle Belege, inklusive IBAN – das braucht er, um die Rückzahlungen auszulösen.
• Der Admin kann zusätzlich Konten verwalten und das Protokoll einsehen.

Wenn jemand mit Kassier-Rechten die Datei eines fremden Belegs öffnet, wird das protokolliert.

Wie lange bleiben die Daten?

• Belege inklusive Fotos: zehn Jahre. Das ist keine Entscheidung der Abteilung, sondern die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen (Art. 958f OR).
• Protokoll der Änderungen: ebenfalls zehn Jahre.
• Anmeldeversuche: 90 Tage.
• Erledigte Registrierungen: 180 Tage – danach verschwindet auch der Eintrag in der Warteliste. Passwort und IBAN sind bereits im Moment des Entscheids weg.
• Dein Konto: solange du in der Abteilung aktiv bist. Danach wird es deaktiviert, die Belege bleiben aus dem oben genannten Grund erhalten.

Deine Rechte

Nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) hast du unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung und – im Rahmen der gesetzlichen Grenzen – auf Löschung.

• Auskunft: Sag dem Kassier Bescheid, dann bekommst du eine Zusammenstellung von allem, was über dich gespeichert ist. Es gibt dafür bewusst keinen Knopf – in einer Abteilung, in der sich alle kennen, ist die Nachfrage der kürzere Weg. Am Recht ändert das nichts.
• Berichtigung: Name, Pfadiname und IBAN änderst du selbst im Profil. Stimmt etwas an einem bereits zurückbezahlten Beleg nicht, melde dich beim Kassier.
• Löschung: Ebenfalls über den Kassier. Gelöscht werden können dein Konto, deine Zugangsdaten und die im Profil hinterlegte IBAN. Nicht gelöscht werden dürfen Belege, Beträge, Belegdateien und die zugehörigen Zahlungsangaben, solange die zehnjährige Aufbewahrungsfrist läuft – sonst wäre die Buchhaltung der Abteilung unvollständig und nicht mehr prüfbar.

Cookies

Genau eines: kasse.sid. Es merkt sich, dass du angemeldet bist – mehr nicht. Es ist HttpOnly (kein Zugriff aus JavaScript), Secure (nur über HTTPS) und SameSite=Lax. Kein Tracking, keine Werbung, keine Drittanbieter. Deshalb gibt es hier auch kein Cookie-Banner.

Externe Dienste

Erstens der Mailversand. Die Bestätigungs-, Einladungs- und Erinnerungsmails laufen über den Microsoft-365-Tenant der Abteilung. Übertragen werden dabei deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der Mail – also Belegnummer, Betrag, Anlass samt Kurzbeschrieb und Kategorie, bei einer neuen Anmeldung zusätzlich die letzten vier Stellen der IBAN.

Zweitens die Buchhaltung – und die läuft neu ohne fremden Dienst. Einmal im Monat macht der Kassier aus der Tabelle der erfassten Aufwände eine Importdatei für die Buchhaltungssoftware. Das erledigt seit August 2026 ein Skript auf dem Server der Abteilung: Welcher Anlass und welche Kategorie auf welches Konto gehen, steht in einer festen Zuordnungsliste. Für diesen Schritt verlässt nichts das Haus. Vorher lief er über einen KI-Dienst; das ist nicht mehr nötig.

Deine vollständige IBAN und dein Passwort verlassen den Server der Abteilung nie. Dasselbe gilt für die Belegfotos: die liegen ausschliesslich auf dem Server der Abteilung. Wenn dir etwas davon nicht wohl ist, melde dich beim Kassier – wir finden eine Lösung.

Sicherheitslücke gefunden?

Melde dich beim Kassier, bevor du es weitererzählst. Wir sind für jeden Hinweis dankbar.

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